Γραφειοκρατία είναι ο πολλαπλασιασμός των λειτουργιών και θέσεων εργασίας, καθώς επίσης και ένα συγκεντρωτικό σύστημα λήψης αποφάσεων στον υπέρτατο βαθμό. Η γραφειοκρατία είναι ένα σύνηθες φαινόμενο όχι μόνο στον δημόσιο τομέα αλλά και στον ιδιωτικό. Μεγάλη είναι η σημασία για το δημόσιο και για τις επιχειρήσεις οι υπηρεσίες που θα προσφέρουν πρέπει να διακρίνονται από αντιγραφειοκρατικό πνεύμα.
Μία οργάνωση δημόσια ή ιδιωτική είναι γραφειοκρατική όταν είναι ανίκανη να προβαίνει στην διόρθωση των λαθών της, ώστε να προσαρμόζεται αμέσως στις εκάστοτε μεταβαλλόμενες συνθήκες λειτουργίας της. Το πρόβλημα της γραφειοκρατίας ο πρώτος που το μελέτησε επιστημονικά ως κοινωνικό φαινόμενο είναι ο διάσημος Γερμανός κοινωνιολόγος Μαξ Βέμπερ (Max Weber). Η γραφειοκρατία όπως διεπίστωσε ο διάσημος αυτός κοινωνιολόγος έχει τεράστιες επιπτώσεις στην οικονομία στο δημόσιο αλλά και τις επιχειρήσεις.
Τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα της γραφειοκρατίας είναι τα εξής:
α) Ο πολλαπλασιασμός των θέσεων και λειτουργιών στο δημόσιο ή οργανισμό ή οικονομική μονάδα.
β) Η συγκέντρωση των εξουσιών για λήψη αποφάσεων. Δηλαδή συγκεντρωτικό σύστημα διοίκησης.
γ) Η τετριμμένη τυπολατρική διοίκηση από μία κάστα λειτουργών και υπαλλήλων του δημοσίου ή του ιδιωτικού τομέα όπου υπάρχουν φαινόμενα μανδαρινισμού ή υπαλληλοκρατίας.
δ) Η δημιουργία επιτροπών και συμβουλίων προκειμένου να ληφθούν αποφάσεις για τις οποίες συνήθως απαιτείται μεγάλο χρονικό διάστημα όπου απουσιάζει επίσης το στοιχείο της ατομικής ευθύνης με συνέπεια την ποιοτική υστέρηση των αποτελεσμάτων.
ε) Η αύξηση του κόστους των προϊόντων των παρεχόμενων υπηρεσιών.
στ) Η μείωση της παραγωγικότητας με συνέπεια την πτώση της ανταγωνιστικής ικανότητας.
ζ) Η ανεπαρκής εξυπηρέτηση του κοινού.
Η γραφειοκρατία δεν είναι μόνο ένα αντιοικονομικό φαινόμενο αλλά επίσης και αντικοινωνικό, διότι αυξάνει το κοινωνικό κόστος μειώνει την παραγωγικότητα και δημιουργεί τεράστια κοινωνικά προβλήματα. Στις περιπτώσεις μάλιστα όπου ο ανταγωνισμός είναι οξύς η γραφειοκρατία γίνεται επιπλέον επικίνδυνη διότι έχει ως συνέπεια την μείωση της ανταγωνιστικότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών.
Πρέπει να γνωρίζουμε ότι όσο περισσότερο χρόνο διαθέτουμε για την εκτέλεση μιας εργασίας τόσο περισσότερο μακραίνει η εργασία αυτή και με αυτόν τον τρόπο αυξάνεται η γραφειοκρατία. Και αυτό συμβαίνει γιατί κάθε στέλεχος του δημοσίου ή κάποιας επιχειρήσεως θέλει να επιδείξει πόσο σπουδαία είναι η εργασία του για να επιτύχει την προώθηση του σε ανώτερη θέση, ενώ συγχρόνως πολλαπλασιάζει τον αριθμό των υφισταμένων υπαλλήλων του προκειμένου έτσι να αποφύγει την δημιουργία ανταγωνιστών.
Ο καθηγητής Πήτερ (Peter) διατύπωσε ένα γραφειοκρατικό αξίωμα που αποτελείται από τις παρακάτω τρεις αρχές: α) Σε κάθε ανθρώπινη δραστηριότητα το άτομο προσπαθεί να καταλάβει μία θέση, για την οποία όμως δεν είναι κατάλληλο να ανταποκριθεί στα καθήκοντα που επιβάλει η θέση αυτή. β) Κατά συνέπεια όλες οι θέσεις της κοινωνικής ιεραρχίας τείνουν να καταληφθούν από ανίκανα πρόσωπα. γ) Η ωφέλιμη εργασία διεξάγεται κατά κανόνα από άτομα τα οποία δεν έχουν φθάσει ακόμη στο επίπεδο της ανικανότητας, διότι δεν ανήλθαν ακόμη.
Επομένως οι ιθύνοντες βάσει των ανωτέρω πρέπει να γνωρίζουν πως η επικράτηση ανικάνων ή λιγότερο ικανών προσώπων στις δημόσιες αλλά και στις ιδιωτικές επιχειρήσεις είναι μία πραγματικότητα. Είναι γνωστό και ιδίως στο Δημόσιο ότι η επιλογή υπαλλήλων δεν γίνεται με αντικειμενικά κριτήρια ή αξιοκρατικά αλλά υπεισέρχονται προσωπικές προτιμήσεις και ρουσφετολογία και επομένως είναι φυσικό κάθε θέση να μαστίζεται από γραφειοκρατική αντίληψη αφού τα πρόσωπα αυτά δεν έχουν τα αναγκαία προσόντα για να ανταποκριθούν στα καθήκοντα που θα τους ανατεθούν.
Αλλά σοβαρότερο ακόμη θέμα είναι ότι η ανικανότητα αυτών των προσώπων προκειμένου να επιβιώσουν χρησιμοποιούν μεθόδους απαράδεκτες και αθέμιτες απέναντι στους ικανούς και άξιους συναδέλφους των με συκοφαντίες και διαβολές στους ανωτέρους τους. Και όλα αυτά για να ανακόψουν την παραπέρα σταδιοδρομία τους και να αναρριχηθούν αυτοί στα ανώτερα κλιμάκια. Πρέπει λοιπόν να παρθούν άμεσα μέτρα για την εξάλειψη αυτού του φαινομένου, φυσικά με δημοκρατικές διαδικασίες!
Νίκος Παπαγεωργίου
